專案管理論戰(下):為什麼選擇敏捷?

大家好,我是馬在飛的馬。

經過兩篇文章,說明了專案管理方法的兩大宗:瀑布與敏捷,兩種的特色與對專案的幫助,接著分享了再從瀑布轉到敏捷的過渡期,產生的奇特物種:Hybrid 混合式,也說明了為什麼混合式只能是一個暫時性的緩衝方案,若把混合當成一種正式的專案管理方法會造成的問題。

接下來,今天的文章我想和你分享,在經歷過瀑布->混合->敏捷,為什麼我會選擇敏捷作為我專案管理的主要理念,以及如何從混合式的混亂中,走入真正的敏捷。

從混合走到敏捷

上次我們說到,因為老闆的意願,公司推行似是而非的「混合式」管理,那時我自己接觸了一些敏捷的資料,但對其了解仍屬於文字式的理解,覺得除了增加很多專案的Check Point之外,和以往沒有太多不同,並且公司每個人各有一套理解方式,也不是每個人都配合,所以只是增加了專案經理的工作量:仍需要花費大量的時間與客戶確認所有規格細節,並撰寫規格書,進入開發後,每週又要花費多餘的時間和工程師開各種會議,專案期程仍然拉的很長,客戶仍然在交付後抱怨和他們想的不一樣,抱怨為什麼沒有幫他設想好所有情境。簡而言之,施行「混合式」成功的讓大家每天看起來更忙、更多事要做,但工作成果的提升卻沒有對等。

你有沒有參與過這種會議?每個人都做了好多事情,但結果跟沒做事一樣

直到公司聘請了一位有Scrum master背景的高管,情況才出現了改善,在Scrum master的帶領下,開始領略敏捷的精神與好處,Scrum Master讓大家了解到,敏捷不像瀑布式,瀑布式的成立,做到PMP規範的各個步驟,基本上就涵蓋到專案所要關注的面向。但敏捷是一種心法,而各種指示或會議只是被提出可以幫助敏捷執行的手法,但若只是一味的追尋這些指示但沒有理解敏捷的心法,是沒有意義的。

在這位高管了帶領下,大家慢慢的從照本宣科,到理解了敏捷的觀念,雖然有一些資深的專案經理或工程師,因為無法接受新觀念而離開,但留下來的團隊成員卻是能認同敏捷並且願意對產品的增量投入努力,逐漸讓敏捷的推行更容易落實。在與這位高管兼Scrum master合作的期間,我們一起經歷了多個高複雜度的專案,透過敏捷我們成功的管控專案,相比以往,有效降低了管理成本與風險的發生,並且由專案經理嘗試多與客戶建立Demo與溝通的管道,大大減少了交付後的變更問題。

說了這麼多,這位Scrum master兼高管,就是馬在飛的飛啦!

我的實作經驗中,敏捷已被證實在專案管理面的價值,為了更能落實敏捷的精神,我們創立了「馬在飛科技」,試圖開創客戶能接受但又符合敏捷精神的合作方式,因此發明複雜度報價以及小規模增量交付等模式,並且每週安排進度會議,加深客戶對產品發展的參與,希望能將我們在敏捷上取得的成功以及經驗,幫助更多人。畢竟世界不會自己改變,要由人去改變,與其持續安逸的屈就於混合式,坐等市場環境能接受真正完整的敏捷,我們決定主動出擊,希望能將自己在敏捷管理成功的經驗與甜頭,讓更多人能夠體驗到。

如何成功推行敏捷

1. 正確的心態

There is no silver bullet在「人月神話」這本專案管理的經典書籍中,這句話很被強調,意思是沒有完美的解決方案,在軟體專案管理中,我也不認為敏捷是最終解答(或是說在這種快速變動的環境中,永遠不會有「最終解答」)。與其說敏捷是解決方案,不如說敏捷提供了另一種解決問題的方式,這也是我喜歡敏捷的地方,當大家在瀑布式鑽牛角尖這麼久後,敏捷試圖依據真實的經驗做出進步與改善,而非只是固守既有的理論。如果你想接觸敏捷,我誠懇的希望你能抱有這樣的觀點與心情,而不是把敏捷當成萬靈丹,因為這樣就很容易因為在推行上遇到問題就否認敏捷的可能性,也連帶拒絕了進步的機會。

2. 觀念的學習

網路上都有許多敏捷說明的資料與文獻,而PMI或是Scrum.org都有提供整理過的敏捷教材,同時還有證照考試,我不認為一定要有證照才是理解敏捷(雖然我都有考…哈哈),但熟讀這些教材可以讓人對敏捷的精神有更多的理解,除了敏捷的核心思想的理解,還有各種不同的工作方法與案例,以及前人累積的經驗,有了豐富的資料庫,在實作時就有更多資源可以去利用與嘗試,甚至在不背離敏捷精神的前提下,開發出屬於自己的新方法。

各種實行敏捷的方法
什麼是Kanban? TDD? Spike? Stand up meeting?前人已經累積了很多實行敏捷的經驗,不要浪費了這些資源!

3. Scrum master的重要性

不可否認,推行敏捷有一定的難處,在團隊推行敏捷中,一定不要忽略Scrum master這個角色。不得不說,有些公司誤認Scrum master是紀錄會議秘書型的角色,如果是用這種眼光尋找Scrum master那大概永遠都不會成功推行敏捷了。Scrum master是專業的顧問型角色,要是一位有說服力的領導者,並且能以中立立場去協助所有專案的參與方,解決在推行敏捷時遇到的觀念問題、專案問題、組織問題,要找到一位有效的Scrum master,與其去看對方有多少證照,不如去理解對方有多少敏捷專案成功的實作經驗,專案的過程,問題百百種,要能不背離敏捷的核心去解決問題,沒有實戰經驗是很難有這樣的功力的。

如果你對從瀑布式切換到敏捷管理的進步,有經驗或想法想要討論,我們非常樂意傾聽,並希望認識更多努力讓專案管理變得更好的同道中人。如果你有興趣體驗敏捷管理專案歡迎和我們聯繫合作,或是你希望在自己的團隊內推動敏捷管理,我們也有提供顧問服務喔!讓我們一起為了更好的未來努力!

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