軟體專案要順利,甲方也有該做的事喔!(下)

軟體專案要順利,甲方也有該做的事喔!

大家好,我是馬在飛的馬。

上次的文章我們談到,要想專案順利,甲方可不能有出錢就好了的想法,有錢當然可以做出任何的系統,但能否做出符合需要的系統,甲方也是要負起說明產業Know how和確認目標和需求的責任,才能幫助外包公司確認專案執行的方向,並規劃出能為甲方解決問題的系統。那除了說明清楚自己想要的系統外,甲方還可以注意哪些事情,來幫助專案更順利呢?

專案窗口的一致性

PMP的專案管理有一章在講「管理利害關係人(Stakeholder)」,說明專案經理應該在專案前期,就應該理清有哪些利害關係人,哪些人需要確保他們都有被告知重要資訊、哪些人需要積極的溝通協調、哪些人可以忽略,避免利害關係人的意見或決定造成專案風險。理論很美好,真正在執行專案時,有一些利害關係人其實是很難接觸到。

利害關係人管理(Stakeholder Management),透過分析每個和專案有關係的人物的重要性與影響力,來決定要用什麼方式管理該利害關係人

當外包公司承接專案時,通常甲方公司會指派一個主要承辦,在有限的專案時程中,專案經理通常是直接與甲方承辦密切的合作,討論、確認需求與執行範疇,外包的專案經理不容易直接接觸到承辦的上司或是老闆,也不一定有辦法和對方內部所有的潛在使用者進行訪談,如果這個承辦沒有負擔起內部溝通協調的角色,沒有去了解老闆、使用者的需要,只隨自己喜好去開需求,就可能發生系統在交付後,老闆和使用者說這無法解決他們的問題,翻臉不認帳,外包公司明明按規格開發了,卻請不到款,讓專案成為懸案,甲方承辦裡外不是人。

另外一種情況是,承辦無法有效的統整內部的意見,乾脆放任所有人都可以直接和外包的專案經理甚至是工程師提需求,不論是他的同事、上司、老闆、助理、打掃阿姨(?),根本不管當初開發系統的衷旨為何,隨意的依自己的方便和外包軟體提需求,甚至需求是相悖的。在這種情形下,整個專案會窒礙難行,像一台多頭馬車,不知道要往哪裡走,就算外包公司想辦法開發出來,也會是一個想面面俱到,最後卻是一個不三不四的產品。

甲方承辦在專案的成功,扮演了最關鍵的利害關係人,甲方的承辦要能夠統整內部需求、協助專案經理與內部成員討論,並在關鍵時刻有決策權,剔除不切實際的需求,或是決定什麼是主要需求、次要需求,與外包團隊討論溝通,才能讓外包團隊好好發揮的實力,達成專案。

說清楚需要哪些額外服務

對專案開發團隊來說,時間就是我們的成本,如前面提到,除少數特定領域的開發團隊,大部分外包團隊每次遇到的客戶類型以及客制需求都非常多元,這雖然讓我們的工作相當多采多姿並充滿挑戰,但同時也表示,我們有著較高的時間成本。打個比方來說,今天如果我設計一個泰迪熊的生產線,剛開始要花很多時間去設計泰迪熊的樣子,並規劃生產線,但生產線建立完成,之後我只需要一直重複同樣的流程,一模一樣的泰迪熊就會一直產出了。但客制開發是不一樣的,每一個專案需要的產出的產品都不一樣,每一個專案都需要重新設計、規劃、開發,下一個專案又需要獨立的規劃與開發成本,可以複用之前專案的程度有限,專案經理或工程師的時間都只有一份,所以每增加一個工作,就是提高了專案的成本。

如果我可以生產出會寫Code的泰迪熊就太好了

有了這樣的認知後,身為甲方的你是否能了解為什麼每次要求外包商多提供教育訓練、幫忙多送一個功能、多給一份技術文件時,外包商常常面有難色,因為你覺得只是順便一下,對他們來說不是只是多送一隻泰迪熊那樣簡單,而都是時間成本呢!

在專案開始前,會有簽訂合約的流程,甲方可以在此時,就先梳理好會需要外包商額外提供的服務,例如:教育訓練、技術文件、保固期限、可以贈送的變更扣打…等,簡單來說就是「先小人、後君子」,先把條件都談好,先將雙方的期待值拉近,不要抱著貪小便宜的心情,讓專案經理可以預先先安排好時間與成本的分配,避免專案交付後,雙方又因為各種「送與不送」、「順便不順便」鬧得不愉快了。

不再是「客戶至上」,而是「合作夥伴」

社會時代在改變,「顧客至上」想法其實也逐漸在改變,很多事情是你無法僅憑單人之力辦到,所以你願意花錢請專業的人為你解決或尋求更快速的解決方案,就像軟體開發,甲方了解自己的領域知識與需求,而乙方(外包開發商)有軟體規劃開發的專業能力,若是雙方能以合作的角度去切入,盡到自己角色的責任,並將對方視為戰友,好好的去溝通、協調,而不是抱持著「花錢的是老大」的心態去使喚外包團隊,可以讓需求的實現更加順暢。

用合作的思維讓雙方目標一致
當甲方用「付錢是大爺」的心態,頤指氣使並且不尊重專業時,乙方也會產生只要能少做多賺就好的心態,這時雙方的心思都放在互占便宜的攻防,誰還在乎專案的成敗?

對外包商來說,專案失敗也不是他們樂見的,做出一個好的產品他們也是與有榮焉,所以外包商也不斷的進化、改進流程,希望能讓專案更順利,像馬在飛科技採用的目標導向以及小階段交付,就是為了避免只做出了功能而不是解決方案,同時讓產品可以在小成本的投入下,快速地進入驗證流程,並在下一個階段馬上作出修正。相對的,客戶要能負起自己在專案進行中應盡的責任,事先提出特殊條件、論述自己的目標與需求並協助外包商了解領域知識,都可以讓專案更加順利,兩方一起攜手創造更好的外包產業環境。

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