大家好，我是馬在飛的馬。
上次的文章我們談到，要想專案順利，甲方可不能有出錢就好了的想法，有錢當然可以做出任何的系統，但能否做出符合需要的系統，甲方也是要負起說明產業Know how和確認目標和需求的責任，才能幫助外包公司確認專案執行的方向，並規劃出能為甲方解決問題的系統。那除了說明清楚自己想要的系統外，甲方還可以注意哪些事情，來幫助專案更順利呢？
專案窗口的一致性
PMP的專案管理有一章在講「管理利害關係人（Stakeholder）」，說明專案經理應該在專案前期，就應該理清有哪些利害關係人，哪些人需要確保他們都有被告知重要資訊、哪些人需要積極的溝通協調、哪些人可以忽略，避免利害關係人的意見或決定造成專案風險。理論很美好，真正在執行專案時，有一些利害關係人其實是很難接觸到。
當外包公司承接專案時，通常甲方公司會指派一個主要承辦，在有限的專案時程中，專案經理通常是直接與甲方承辦密切的合作，討論、確認需求與執行範疇，外包的專案經理不容易直接接觸到承辦的上司或是老闆，也不一定有辦法和對方內部所有的潛在使用者進行訪談，如果這個承辦沒有負擔起內部溝通協調的角色，沒有去了解老闆、使用者的需要，只隨自己喜好去開需求，就可能發生系統在交付後，老闆和使用者說這無法解決他們的問題，翻臉不認帳，外包公司明明按規格開發了，卻請不到款，讓專案成為懸案，甲方承辦裡外不是人。
另外一種情況是，承辦無法有效的統整內部的意見，乾脆放任所有人都可以直接和外包的專案經理甚至是工程師提需求，不論是他的同事、上司、老闆、助理、打掃阿姨(?)，根本不管當初開發系統的衷旨為何，隨意的依自己的方便和外包軟體提需求，甚至需求是相悖的。在這種情形下，整個專案會窒礙難行，像一台多頭馬車，不知道要往哪裡走，就算外包公司想辦法開發出來，也會是一個想面面俱到，最後卻是一個不三不四的產品。
甲方承辦在專案的成功，扮演了最關鍵的利害關係人，甲方的承辦要能夠統整內部需求、協助專案經理與內部成員討論，並在關鍵時刻有決策權，剔除不切實際的需求，或是決定什麼是主要需求、次要需求，與外包團隊討論溝通，才能讓外包團隊好好發揮的實力，達成專案。
說清楚需要哪些額外服務
對專案開發團隊來說，時間就是我們的成本，如前面提到，除少數特定領域的開發團隊，大部分外包團隊每次遇到的客戶類型以及客制需求都非常多元，這雖然讓我們的工作相當多采多姿並充滿挑戰，但同時也表示，我們有著較高的時間成本。打個比方來說，今天如果我設計一個泰迪熊的生產線，剛開始要花很多時間去設計泰迪熊的樣子，並規劃生產線，但生產線建立完成，之後我只需要一直重複同樣的流程，一模一樣的泰迪熊就會一直產出了。但客制開發是不一樣的，每一個專案需要的產出的產品都不一樣，每一個專案都需要重新設計、規劃、開發，下一個專案又需要獨立的規劃與開發成本，可以複用之前專案的程度有限，專案經理或工程師的時間都只有一份，所以每增加一個工作，就是提高了專案的成本。
有了這樣的認知後，身為甲方的你是否能了解為什麼每次要求外包商多提供教育訓練、幫忙多送一個功能、多給一份技術文件時，外包商常常面有難色，因為你覺得只是順便一下，對他們來說不是只是多送一隻泰迪熊那樣簡單，而都是時間成本呢！
在專案開始前，會有簽訂合約的流程，甲方可以在此時，就先梳理好會需要外包商額外提供的服務，例如：教育訓練、技術文件、保固期限、可以贈送的變更扣打…等，簡單來說就是「先小人、後君子」，先把條件都談好，先將雙方的期待值拉近，不要抱著貪小便宜的心情，讓專案經理可以預先先安排好時間與成本的分配，避免專案交付後，雙方又因為各種「送與不送」、「順便不順便」鬧得不愉快了。
不再是「客戶至上」，而是「合作夥伴」
社會時代在改變，「顧客至上」想法其實也逐漸在改變，很多事情是你無法僅憑單人之力辦到，所以你願意花錢請專業的人為你解決或尋求更快速的解決方案，就像軟體開發，甲方了解自己的領域知識與需求，而乙方（外包開發商）有軟體規劃開發的專業能力，若是雙方能以合作的角度去切入，盡到自己角色的責任，並將對方視為戰友，好好的去溝通、協調，而不是抱持著「花錢的是老大」的心態去使喚外包團隊，可以讓需求的實現更加順暢。
對外包商來說，專案失敗也不是他們樂見的，做出一個好的產品他們也是與有榮焉，所以外包商也不斷的進化、改進流程，希望能讓專案更順利，像馬在飛科技採用的目標導向以及小階段交付，就是為了避免只做出了功能而不是解決方案，同時讓產品可以在小成本的投入下，快速地進入驗證流程，並在下一個階段馬上作出修正。相對的，客戶要能負起自己在專案進行中應盡的責任，事先提出特殊條件、論述自己的目標與需求並協助外包商了解領域知識，都可以讓專案更加順利，兩方一起攜手創造更好的外包產業環境。
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