大家好，我是馬在飛的馬。
軟體開發總是希望解決某項問題或是創造新的體驗，也就是說，每次新的開發專案都是一種新的嘗試、新的冒險，我們無法百分之百的去預料開發出來的產品會是什麼樣子，或是真的能達到想要的結果。
為了避免發生這種情況，人們通常會選擇「預先做好詳盡的規劃」，這是很合理的想法，預先設想所有可能的使用情境、例外狀況，都先把這些規劃進系統中，但這樣就解決了問題了嗎？嗯，其實最大的變數永遠在「人」身上。真實的使用情境往往超出預想，再厲害的專案經理或系統規劃師，也無法設想到全部的使用情境，他們也無法完全了解客戶領域的Domain know how，若試圖只透過「更詳盡的規劃」來解決這個問題，有時候反而會陷入過於鑽牛角尖情緒，花了大量的時間去規劃系統、涵蓋各種例外狀況，卻反而讓邏輯衝突，並且系統過於龐大、錯綜複雜，真正上線使用後，造成使用者的困惑，也讓後續的維護的成本提高。
案例一
A要開發一個線上教學系統，透過線上課程，讓分散在世界各地的學員都可以上到專業的課程，學員可以觀看直播課程，直播結束後，課程也會繼續在平台上供學員觀看。A針對直播課程，設置了一些限制：如果遲到15分鐘，或是在上課中離開直播超過20分鐘，則不可繼續觀看直播。系統上線後，A發現大牌的專業教師常常難以控管，教師遲到超過表定時間才開始直播，導致有準時進入直播間的學員，因為看到課程尚未開始而跳出，卻無法再次進入，或是老師都還未開始上課，學員就被判定遲到了，因為這個問題A收到大量客訴，讓A困擾不已。
案例二
B花了大量的資金，高薪聘請各路高手組成開發團隊，開發一個企業用的產品，各路高手為了證明自己的價值，使出渾身解術、卯足全力規劃設計產品，使用各種新穎的技術或是複雜的架構，認為這樣才能突顯自己的專業價值。B為了希望能打造出「完美」的產品，持續投注大量的開發資金在產品上，直到三年後才將產品推到市場上，但此時團隊發現，他們只專注於開發，並未去了解使用者的需求，許多競業產品具有的功能並未被規劃在他們的產品上，而產品也因為過度複雜的架構，讓產品在實際被使用時，發生許多效能問題 ; 當客戶想要開發客製化功能時，因為複雜的架構讓新增功能的成本大大的提升。當初的過度設計，也讓B難以用較低的成本重組維護團隊。
看了以上案例，你是否發現，若只專注於規劃反而造成對產品的傷害。但難道說為了避免這個問題，我們就不做規劃了嗎？並不是的，而是在規劃與執行的過程中，我們可以用一些不一樣的心法去進行，接下來就讓我來和你分享在專案規劃與管理上，我們怎麼去避免不必要的浪費，產出精準但有效的系統。
這個功能的目標是什麼？
作為專案經理，常常會收到客戶要求要有某些功能，如果這個功能並不是當前系統必須的，通常我會多詢問「您希望這個功能幫您解決什麼問題/達到什麼效果？」常常客戶提出的功能，並不能有效地達成他的目標，要能判斷什麼是客戶真正的需求，而不是他以為的解決方案，才能避免開發出不必要的功能。
以案例一為例，其實A只是希望學員可以嚴肅的看待上課這件事，但若採用遠端線上課程，就是希望能突破時間與空間的限制，讓更多學員能上到優質的課程，所以反而不應在直播課程時，施加太多限制造成學員上課的困擾。若希望學員能嚴肅看到課程，有其他更有效的方法，比如透過考試去鑑別學習效果、要求學生要有參與課程的活動才能進入下一課程等，來加深學員對課程的參與與重視。
善用「開發-測試-認知」反饋流程
前幾篇文章曾提到，馬在飛我們通常建議客戶將專案拆解成多個小階段，每個階段最好1–2個月即可完成，為的就是避免對於系統設計過於鑽牛角尖，再不知道實際使用的情況下，用想像力去設計。當你有一個新穎的想法，你認為這個想法可以幫你賺大錢，開發團隊評估後告訴你大約需要1年的時間去實現，所以現在你只需要湊夠足夠的開發費用，然後等1年後就可以過上爽爽數錢的日子了嗎？案例二就是一個血淋淋的反證。
當你有一個新穎的想法（假設）時，你的當務之急，應該是去驗證這個假設是否為真，透過小階段的產出，優先開發核心功能，讓你可以先去測試驗證想法的可行性，並依據結果去調整自己的認知，並定義下一階段要優先執行的項目，就算發現原本的假設並不可行，你損失的也只是1–2個月的成本，而不是1年後得到一個失敗的產品。
佐以流程改善
這一項有時候是專案能否成功最重要的因素之一。說起來，軟體系統再如何的複雜，都不如「人」的難預料性，如果期待系統幫你解決掉所有的問題，是不可能的，有時候人也必須做出流程的改變，才能與系統相輔相成，達到最大的效用。
這種特性在企業導入數位化時特別明顯，企業若不願意在既有流程上作出調整，只要求修改系統，第一，這個系統可能永遠難滿足所有人的工作習慣與需求，第二，在不停的修改疊加的過程中，系統會變得越來愈沈重、複雜，效能受到影響，維護修改的成本也越來越高。歷史告訴我們「唯一不變的事情就是變」，人一直在進步，生活習慣、思想的翻新每天都在發生，所以不要害怕去改變，讓新系統的導入成為改變進步的助力而非阻力。
結尾
沒有一個產品可以一步登天，成功的專案是要在預算-時間-功能範疇達到一個三角平衡，如果只專注於規劃預想的功能，反而可能會忽略其他更重要的面向，產出沈重、難用、使用者體驗差而且難維護的產品。如果你有相關經驗可以分享，歡迎留言並分享我們的文章，我們也很希望和更多人討論軟體專案開發和管理的經驗、想法！讓我們一起為了更好的未來努力！
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